請求書等を印刷して
保管する事が出来なくなりました。
電子取引情報の保存ルール変更
電子帳簿保存法の改正により、メール等で添付される請求書や納品書類の保存ルールが変わります。今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、今後は取引情報を電子データで、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。
電子帳簿保存法について
電子データ保存の義務化
1998年に制定された法律で、国税関係帳簿書類に対し、電子データによる保存を認めた法律です。2005年のe-文書法の施行に伴って電子帳簿保存法が初めて改正され、これまで紙の国税関係書類を、電子ファイルとして保存することが認められていなかったところが、可能になりました。これを電子帳簿保存法における「スキャナ保存制度」といいます。その後スキャナ対象書類の金額基準撤廃、スマートフォン撮影での電子ファイル化も認められ、スキャナ保存に取り組む企業は飛躍的に増加し続けています。今回の改正は電子データ化をさらに推進する内容です。
電子取引の紙出力保存も廃止
特に今回の改正で注目なのが、「電子取引の紙出力保存廃止」です。電子取引に該当するデータは原則として電子データ保存が必要とされ、タイムスタンプ等の要件をクリアしていれば、書面に出力して保存しておくことも容認されていました。今後行われるすべての電子取引において、書面出力による保存が廃止され、電子データでの保存・管理が全事業者に義務付けられます。
電子取引とは
電子メールやWebサイトといった電磁的方式により取引情報の授受を行う取引をいいます。メールによる請求書、Webサイトでダウンロードするクレジットカードの利用明細等のやり取りなどが該当します。
電子メール
請求書や領収書などのデータ
Webサイト
ホームページから請求書等のPDFファイル等
クラウドサービス
電子請求書や電子領収書等
ペーパーレスFAX
請求書や領収書などのPDFファイル等
DVD等の記録媒体
請求書や領収書等のデータ
EDIシステム
EDIシステムの利用
改正されるポイントは?
今回の改正において、実務面で影響のある部分は大きく5点!このタイミングでデータ管理への移行を進めれば、今後継続的に業務負担が軽くなるような改正点が多くみられます。
電子データ保存時の
承認制度廃止
電子データとして保存する場合、運用開始3ヵ月前までに所轄税務署での「承認申請書」や「事務手続きの概要」提出などの手続きを済ませ、承認を得ることが必要でした。改正後は、法令上の保存要件を満たし、電子帳簿保存法に対応した機能を備えたスキャナデータの保存システムや会計システムなどが準備できれば、電子データとして保存する場合でもこれらは不要になります。
タイムスタンプ
要件緩和
国税関係書類をスキャニングし画像データとして保存するためには、受領者が自署し、3営業日以内のタイムスタンプを付与することが不可欠でした。しかし今後は、署名は不要になり、タイムスタンプの付与期間も最長約2ヵ月以内に延長されました。時刻証明機能システムを導入し、改ざんができないことを証明できれば、タイムスタンプの代替にもなります。
適正事務処理
要件廃止
不正な改ざん等を防止するため、社内規程整備を細かく整備し、厳重な2名体制での事務処理と、「定期検査」を実施することが義務付けられていました。ですが今回の改正で、社内規程整備は不要に、事務処理も1名での対応が認められました。また、定期検査までの保存が必要だった原本も、スキャナ後にすぐに破棄できるようになりました。
検索要件緩和
電子データを保存する際は、データ管理や内容の確認・閲覧のため、検索機能を確保する必要があり、その要件も細かく複雑でした。今回の改正で簡素化されただけでなく、電磁的記録のダウンロード請求に応じる場合は、範囲指定及び項目の組み合わせ条件設定が不要に、売上高に応じて検索要件自体不要になった方もいらっしゃいます。
電子取引データの
紙出力等保存を廃止
電帳法が今まで認めていた「電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置」が廃止されました。電子メールやネットショッピング等の取引は電子データの保存要件に沿って管理・保存しなければならず、紙媒体に印刷しての保存はできなくなります。また、これを守らない場合、重加算税等を払うことにもなりかねません。
完全ペーパーレス化による
3つのメリット
「電子帳簿保存法」改正対策
今後の法改正では、いよいよあらゆるビジネスシーンで紙媒体での取引や管理ができなくなる可能性が十分に考えられます。余裕を持ってデジタル化に移行しましょう。
大きなコスト削減
お探しの書類が入ったファイルはこれから全て、データで一元管理していきましょう。